協力会社管理の脱Excelとは、ベテランの記憶や個別のExcelに散らばった協力会社の情報（業種・得意領域・実績・評価）を一つのデータベースにまとめ、誰が担当しても同じ条件で発注先を探せる状態にすることです。進め方は、今ある情報を棚卸しして項目をそろえ、検索できる形に移し、発注のたびに実績と評価を書き足す運用に変える、の3段階です。
協力会社の管理が属人的だと何が困るのか？
担当者の退職や異動で知見が途切れ、選定や連絡に時間を取られ、条件に合う発注先をすぐに探せなくなります。
- 担当者の退職・異動で、協力会社の知見や関係が途切れる
- 案件が出るたびの選定・関係づくり・連絡に、本来の業務の時間を取られる
- 情報が散らばり、条件に合う発注先をすぐに探せない
- 古いシステムやExcelでは、更新や共有がしにくい
協力会社管理DXで目指す状態は？
目指すのは、個人の頭の中にある知見を、組織で共有できる資産に変えることです。協力会社の情報を業種・得意領域・実績でデータベースにし、誰が担当しても同じ条件で発注先を探せるようにします。
脱Excelはどう進めるか？（3段階）
情報を統合して検索できる形に整え、実績と評価を蓄積し、条件検索で発注先を選ぶ形に移す、の3段階で進めます。
情報を統合し、検索できる形に整える
まず、散らばった協力会社の情報を一つにまとめ、業種・得意領域・対応エリアなどで検索できる形に整えます。案件が出たときに、担当者の記憶に頼らず候補を挙げられるようになります。サファリテックの協力会社探索サービス「Buffalo」は、協力会社の情報を統合・整備し、多条件検索で条件に合う発注先をすぐに探せるようにします。
実績・評価を蓄積して選定の精度を上げる
発注のたびに実績や評価を残していくと、次の選定の精度が上がります。どの会社に何を任せ、どうだったかが記録されていれば、担当者が替わっても同じ基準で発注先を選べます。
属人的な判断から条件検索へ
発注先の選定を特定の担当者の判断に任せきりにせず、条件検索と複数の候補の比較で決める形に移します。発注の偏りを避け、より合った発注先を選びやすくなります。Buffaloでは、社内で信用のある複数の協力会社に応札をかけ、条件を比べて発注先を選べます（社内応札）。発注先の幅を広げる考え方は「協力会社の新規開拓を仕組み化する」で解説しています。
まずは主要な協力会社の情報整備から始め、運用に合わせて項目や範囲を広げていくのが現実的です。
- Q.協力会社の情報はどう管理すればよいですか？
- A.業種・得意領域・実績などで検索できるデータベースにし、担当者に頼らず誰でも条件に合う発注先を探せる状態にするのが基本です。
- Q.Excel管理から何を変えればよいですか？
- A.情報をまとめて多条件で検索できるようにし、実績や評価を蓄積して選定に生かすことで、属人化と探しにくさを解消できます。
- Q.少しずつ始められますか？
- A.まずは主要な協力会社の情報整備から始め、運用に合わせて項目や範囲を広げていくのが現実的です。
この記事の監修
小林 由快株式会社サファリテック 代表取締役
北海道大学工学部卒。建設コンサルタントの株式会社日水コンで、土木設計と工事監理に従事。リクルートからの業務委託で新規事業開発も経験。現在はサファリテックの代表取締役として、建設・土木向けAIプロダクトの開発を率いている。